4-5 Monate vorher
Kontakt mit MeV
Termin absprechen | Art der Beteiligung von MeV abklären
(Moderation, techn. Abwicklung, Plakate, Kontakt zu mitwirkenden Gruppen)
Versicherung und GEMA
Gruppen auswählen und anfragen
Thema und Untertitel den Gruppen bekannt geben, damit sie ihre Liedauswahl danach richten können und auf gute Mischung von Chor, Band, Solist achten
Kinderchor aus Veranstaltungspfarrei bringt Grundstock an Publikum
Kontakt mit der Pfarrei
Termin absprechen | Kirche und Jugendheim reservieren
(Altarraum sollte möglichst groß sein, Kirche ab dem Nachmittag reservieren, gute Heizung für den Winter)
Verpflegungsmöglichkeiten abklären
Jugendgruppe für Anspiele ansprechen
Vorbereitungstreffen aller teilnehmenden Gruppen
(MeV, Pfarrei, Jugendstelle, beteiligte Musikgruppen)
Wer schreibt Protokoll?
Konzept vorstellen
Termin, genaue Uhrzeit festlegen
Ablauf festlegen (inhaltlich und zeitlich)
Vorstellung der Moderation bzw. Festlegung eines Themas
Liedertankstelle, MeV Liedersammlung
Anlage/Technik (Was ist vorhanden? Was wird benötigt?)
Aufstellung der Gruppen, Sitzgelegenheiten
Ideen zur Gestaltung des Gottesdienstraumes
Besprechung vor Ort sinnvoll
Überlegungen, welches Projekt mit dem Erlös unterstützt werden soll
Projekte mit persönlichen Bezug bevorzugen
Gemeinsames Schlusslied
Zugabe
Moderation (Wer kümmert sich um Texte? Wer liest? Wer führt durch den Abend?)
Werbung: Plakate (A 3 Vorlage bei MeV erhältlich), Handzettel, Ankündigung in Tagespresse und MeV-Kalender
Zuständigkeit für den Konzertartikel in der Tagespresse und Beitrag für das MeV-Magazin klären
Liederauswahl vorfühlen
6 Wochen vorher
Lieder an die Veranstalter melden
Noten bzw. Text mitschicken, dazu eine kurze Beschreibung zur Präsentation
1 – 2 Alternativlieder beifügen
Moderationstexte erstellen
Plakate und Handzettel drucken / kopieren und verteilen / verschicken
(Anschreiben an die Pfarrämter mit Bitte um Veröffentlichung im Pfarrbrief )
Material besorgen
2 – 3 WOCHEN VORHER
Programm erstellen und kopieren (gemeinsames Schlusslied abdrucken)
Plakate aufhängen
2 WOCHEN VORHER
Kontakt zur Tagespresse (Presse einladen) und Ankündigung in der Tagespresse
Organisatorische Rahmenbedingungen mit der Pfarrei absichern (Räume aufsperren, Heizung, Zugang zu Steckdosen/Licht/Sicherungskasten, Sitzgelegenheiten, Verpflegung)
Fotografen beauftragen
AM TAG DER VERANSTALTUNG
4 STUNDEN VORHER
Aufbau der Technik
Gestaltung des Gottesdienstraumes
Proben der teilnehmenden Gruppen, Fotos und Rückmeldungen
1 – 2 STUNDEN VORHER
Mit allen beteiligten Gruppen Ablauf durchgehen und Durchlaufprobe machen (kurzes Anspielen der Lieder)
Probe des gemeinsamen Schlussliedes und der Zugabe
Verpflegung läuft parallel
Programme in den Bänken verteilen und Sammelkörbchen delegieren
KONZERT Tipp
Es sollte nicht länger als 90 Min. dauern (4 Blöcke á 4 Lieder, Projektvorstellung, Schluss)
NACH DEM KONZERT
Gemütlicher Ausklang und Aufräumen
Kollekte überweisen
Evtl. Dankschreiben und Foto an die Gruppen
Reflexion (Telefonat)
Rückmeldung an MeV-Vorstand
Bericht und Fotos fürs Magazin (Anm. d. Red.)